Deskripsi Umum
Data merupakan gambaran atau keterangan atau catatan tentang ada
dan keadaan sesuatu. Data yang menyatakan Risa berumur 17 tahun, artinya adalah
bahwa tercatat dan dapat diterangkan bahwa umur Risa 17 tahun; dari segi umur
perkembangan Risa dapat digambarkan sebagai remaja yang berumur 17 tahun. Data
lain menyebutkan bahwa di UNIBA ada program studi BK. Artinya ialah bahwa di Universitas
PGRI Banyuwangi (UNIBA) ada lembaga pendidikan yang bernama Program studi Bimbingan
dan Konseling (disingkat BK) atau dapat diterangkan bahwa di UNIBA ada program
studi BK. Demikian seterusnya apa yang ada, atau diterangkan atau digambarkan
dapat dicatat sebagai data. Oleh karena itu, banyaknya dan jenisnya data dapat
tidak terhingga dan setiap kali berkembang.
Untuk keperluan tertentu berbagai jenis data dapat dihimpun; digolong-golongkan
dan dikemas dalam bentuk tertentu. Itulah yang secara harfiah dinamakan
himpunan data (commulatif record). Data yang terhimpun itu tentulah tidak
mencakup segala sesuatu yang telah ada, apalagi yang mungkin ada. Dari segi
jenis dan jumlahnya, data yang terhimpun itu masih sangat terbatas, dan untuk
tujuan tertentu pula data yang terhimpun itu harus dikembangkan sehingga
cakupannya semakin luas seiring dengan luasnya tujuan yang diemban oleh
diadakannya himpunan data itu.
Dalam rangka pelayanan konseling, diadakannya himpunan data terkait dengan berbagai seluk-beluk pelayanan itu sendiri, terutama terkait dengan fungsi pelayanan, bidang pelayanan, dan kegiatan pelayanan konseling. Dengan kata lain, dalam rangka pelayanan konseling, suatu unit himpunan data dapat dilihat kelengkapannya den kogunaannya dari segi fungsi, bidang dan kegiatan pelayanan konseling. Di sekolah misalnya, mutu himpunan data untuk pelayanan konseling dapat dianalisis dengan menjawab pertanyaan:
- Apakah himpunan data yang ada itu dapat secara efektif mendukung terselenggaranya fungsi-fungsi pelayanan konseling?
- Apakah himpunan data yang ada itu mencakup berbagai data yang diperlukan untuk menyelenggarakan kegiatan dalam semua bidang pelayanan konselin ?
- Apakah himpunan data yang ada itu dapat menunjang secara efektif penyelenggaraan semua layanan dan kegiatan pendukung konseling?
Meskipun jawaban ideal terhadap ketiga pertanyaan tersebut tidak pernah dapat diperoleh, namun upaya harus selalu dilakukan agar himpunan data yang ada selalu dikembangkan dan dilengkapi untuk sebesar-besamya memenuhi kebutuhan mereka yang perlu memperoleh pelayanan konseling. Konselor berkewajiban menyelenggarakan upaya tesebut.